Vereinfachung beim Abzug für Mahlzeiten: Änderung der Lohnsteuerichtlinie
In den Lohnsteuerrichtlinien für 2011 wird die Regelung der Bewertung der Mahlzeiten mit dem Sachbezugswert neu geregelt. Die Voraussetzungen für die "Arbeitgeberveranlassung" von unentgeltlich gewährten Mahlzeiten wurden vereinfacht. Um lediglich die Sachbezugswerte in Abzug zu bringen, müssen nur noch die folgenden Kriterien erfüllt sein: a) die Aufwendungen werden vom Arbeitgeber erstattet und b) die Rechnung ist auf den Arbeitgeber ausgestellt. Es ist unerheblich wie die Rechnung beglichen wird.
Reisekosten - der Begriff
Im deutschen Steuerrecht werden als Reisekosten die Aufwendungen bezeichnet, die bei beruflich oder betrieblich bedingten Reisen anfallen.
"Reise" bedeutet in diesem Sinne die gleichzeitige Abwesenheit von Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte.
Reisekosten umfassen den Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten, Fahrtkosten, sowie Reisenebenkosten.
Für Freiberufler oder Gewerbetreibende sind die Fahrt- und Reisekosten Betriebsausgaben, für Arbeitnehmer sind es Werbungskosten.
Verpflegungsmehraufwand
Häufig auch "Spesen" oder "Auslöse" genannt. Sie spiegeln den Mehraufwand wider, der entsteht, weil sich eine Person auf Reisen nicht so günstig wie zu Hause verpflegen kann.
Im deutschen Steuerrecht gibt es unterschiedlich lange Abwesenheitszeiten. Umfangreiche Tabellen enthalten verschiedene Pauschbeträge für die unterschiedlichen Länder.
Übernachtungskosten
Hier können die tatsächlich entstandenen Kosten (Hotel, Gasthof, etc.) angesetzt werden. Das Verwenden einer Übernachtungspauschale ist nur bei der Erstattung durch den Arbeitgeber möglich. Für die Steuererklärung wird diese häufig nicht akzeptiert.
Nebenkosten wie Minibar, Fernseher, o.ä. sind jedoch keine Übernachtungskosten. Sollten z.B. beim Hotelaufenthalt Kosten für Internetzugang entstanden sein, können diese ggf. über Reisenebenkosten geltend gemacht werden.
Fahrtkosten
Der Reisende kann das Verkehrsmittel frei wählen. Es können sowohl Hin- und Rückfahrt, Fahrten am Reiseziel als auch Zwischenheimfahrten bei längeren Dienstreisen angesetzt werden. Für Mietwagen oder öffentliche Verkehrsmittel werden die tatsächlich entstandenen Kosten angesetzt.
Für Fahrten mit einem Privatfahrzeug besteht Wahlmöglichkeit:
- Abzug der anteiligen tatsächlichen Kosten gemäß Einzelnachweis
- Abzug eines fahrzeugindividuellen Kilometersatzes, der anhand der tatsächlichen Kosten ermittelt wird
- Abzug einer "gesetzlichen" Kilometerpauschale je gefahrenem Kilometer. Für KFZ, Motorrad oder Fahrrad gibt es unterschiedliche Pauschalen.
Wird ein Dienstwagen benutzt, können allerdings keine zusätzlichen Fahrtkosten geltend gemacht werden.
Reisenebenkosten
Im Rahmen einer Dienstreise sind verschiedene Reisenebenkosten denkbar, wie z.B.: Hotelgarage, Maut, Internetzugang im Hotel, o.a.. Der Nachweis erfolgt gegen Beleg. Für Parkuhren, Trinkgelder, o.ä. werden auch Eigenbelege akzeptiert.
Erstattung durch den Arbeitgeber
Der Arbeitgeber kann einem Arbeitnehmer die entstandenen Reisekosten steuerfrei erstatten (§ 3 Nr.13 bzw. Nr.16 EStG). In diesem Fall sind die Reisekosten nicht mehr im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung als Werbungskosten abzugsfähig.
Falls ein Arbeitgeber z.B. aufgrund seiner Reisekostenrichtline geringere Kosten als die tatsächlich entstandenen erstattet, kann der Differenzbetrag vom Arbeitnehmer im Rahmen der Steuererklärung geltend gemacht werden.