Reisekostenabrechnung 2016 und 2017

Reisekosten - der Begriff

Im deutschen Steuerrecht werden als Reisekosten die Aufwendungen bezeichnet, die bei beruflich oder betrieblich bedingten Reisen anfallen. "Reise" bedeutet in diesem Sinne die gleichzeitige Abwesenheit von Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte bzw. der ersten Tätigkeitsstätte. Reisekosten umfassen den Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten, Fahrtkosten, sowie Reisenebenkosten.
Für Freiberufler oder Gewerbetreibende sind die Fahrt- und Reisekosten Betriebsausgaben, für Arbeitnehmer sind es Werbungskosten.

Verpflegungsmehraufwand

Häufig auch "Spesen" oder "Auslöse" genannt. Sie spiegeln den Mehraufwand wider, der entsteht, weil sich eine Person auf Reisen nicht so günstig wie zu Hause verpflegen kann.

Im deutschen Steuerrecht gibt es unterschiedlich lange Abwesenheitszeiten. Umfangreiche Tabellen enthalten verschiedene Pauschbeträge für die unterschiedlichen Länder.

Übernachtungskosten

Hier können die tatsächlich entstandenen Kosten (Hotel, Gasthof, etc.) angesetzt werden. Das Verwenden einer Übernachtungspauschale ist nur bei der Erstattung durch den Arbeitgeber möglich. Für die Steuererklärung wird diese häufig nicht akzeptiert.

Nebenkosten wie Minibar, Fernseher, o.ä. sind jedoch keine Übernachtungskosten. Sollten z.B. beim Hotelaufenthalt Kosten für Internetzugang entstanden sein, können diese ggf. über Reisenebenkosten geltend gemacht werden.

Fahrtkosten

Der Reisende kann das Verkehrsmittel frei wählen. Es können sowohl Hin- und Rückfahrt, Fahrten am Reiseziel als auch Zwischenheimfahrten bei längeren Dienstreisen angesetzt werden. Für Mietwagen oder öffentliche Verkehrsmittel werden die tatsächlich entstandenen Kosten angesetzt. Für Fahrten mit einem Privatfahrzeug besteht Wahlmöglichkeit: Abzug der anteiligen tatsächlichen Kosten gemäß Einzelnachweis, Abzug eines fahrzeugindividuellen Kilometersatzes, der anhand der tatsächlichen Kosten ermittelt wird, oder Abzug einer "gesetzlichen" Kilometerpauschale je gefahrenem Kilometer. Für KFZ, Motorrad oder Fahrrad gibt es unterschiedliche Pauschalen. Wird ein Dienstwagen benutzt, können allerdings keine zusätzlichen Fahrtkosten geltend gemacht werden.

Reisenebenkosten

Im Rahmen einer Dienstreise sind verschiedene Reisenebenkosten denkbar, wie z.B.: Hotelgarage, Maut, Internetzugang im Hotel, o.a.. Der Nachweis erfolgt gegen Beleg. Für Parkuhren, Trinkgelder, o.ä. werden auch Eigenbelege akzeptiert.

Erstattung durch den Arbeitgeber

Der Arbeitgeber kann einem Arbeitnehmer die entstandenen Reisekosten steuerfrei erstatten (§ 3 Nr.13 bzw. Nr.16 EStG). In diesem Fall sind die Reisekosten nicht mehr im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung als Werbungskosten abzugsfähig.

Falls ein Arbeitgeber z.B. aufgrund seiner Reisekostenrichtline geringere Kosten als die tatsächlich entstandenen erstattet, kann der Differenzbetrag vom Arbeitnehmer im Rahmen der Steuererklärung geltend gemacht werden.

Vereinfachung beim Abzug für Mahlzeiten: Änderung der Lohnsteuerichtlinie

In den Lohnsteuerrichtlinien für 2011 wird die Regelung der Bewertung der Mahlzeiten mit dem Sachbezugswert neu geregelt. Die Voraussetzungen für die "Arbeitgeberveranlassung" von unentgeltlich gewährten Mahlzeiten wurden vereinfacht. Um lediglich die Sachbezugswerte in Abzug zu bringen, müssen nur noch die folgenden Kriterien erfüllt sein: a) die Aufwendungen werden vom Arbeitgeber erstattet und b) die Rechnung ist auf den Arbeitgeber ausgestellt. Es ist unerheblich wie die Rechnung beglichen wird.

Frühstück

Frühstück

Mittagessen

Mittagessen

Abendessen

Abendessen

Sachbezugswerte 2017

1,70 €

3,17 €

3,17 €

Sachbezugswerte 2016

1,67 €

3,10 €

3,10 €

Sachbezugswerte 2015

1,63 €

3,00 €

3,00 €

Sachbezugswerte 2014

1,63 €

3,00 €

3,00 €

Änderungen bei den Tagessätzen 2017

Für 2017 wurden neue Pauschalen für beruflich veranlasste Auslandsreisen festgelegt. Für Reisen in über 40 verschiedene Länder gelten in 2017 neue Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand oder Übernachtungspauschale, darunter Länder wie Vereinigte Staaten von Amerika (inkl. verschiedene Städte-Pauschalen), Tschechische Republik, Russische Föderation, Griechenland, Zypern, verschiedene Balkanländer, u.v.m.

Änderungen bei den Tagessätzen 2016

Für 2016 wurden neue Pauschalen für beruflich veranlasste Auslandsreisen festgelegt. Für Reisen in über 30 verschiedene Länder gelten in 2016 neue Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand oder Übernachtungspauschale, darunter Länder wie Schweiz, Schweden, Kanada, Großbritannien und Nordirland, Albanien, Liechtenstein, China, Indien, Irland.

Änderungen bei den Tagessätzen 2015

Für 2015 wurden neue Pauschalen für beruflich veranlasste Auslandsreisen festgelegt. Für Reisen in über 30 verschiedene Länder gelten in 2015 neue Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand oder Übernachtungspauschale, darunter Länder wie Österreich, die Niederlande, Bosnien und Herzegowina, Island, Kroatien, Malta und die Russische Föderation.

Umfassende Änderungen im Reisekostenrecht 2014

AM 1. Januar 2014 traten verschiedene Neuregelungen im steuerlichen Reisekostenrecht in Kraft. Für den Verpflegungsmehraufwand gelten seitdem nur noch 2 verschiedene Pauschalen, jeweils für Auswärtstätigkeiten ab 8 Stunden und für 24 Stunden. Ebenfalls neu ist seitdem, dass bei mehrtägigen Abwesenheiten eine Pauschale für den An- und Abreisetag angesetzt werden kann, unabhängig von der tatsächlichen Abwesenheitsdauer (Beispiel für D: 12,00 €). Neben der Neuregelung bei den Tagessätzen gab es Änderungen in der Definition der "ersten Tätigkeitsstätte", welche die Definition der bis 2013 geltenden "regelmäßigen Arbeitsstätte" ersetzte. Außerdem wurde der Grenzwert für die Überlassung von "angemessenen Mahlzeiten" (Mahlzeitenstellung durch den Arbeitgeber) von 40,00 € auf 60,00 € angehoben.